Tietosuojaseloste
Voimistelu-, urheilu- ja raittisseura Flanels ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 1.3.2018
- Rekisterinpitäjä
Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry
1930835-5
www.flanels.org, toimisto@flanels.org
Valkharjunkaari 6, 19650 Joutsa
- Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Puheenjohtaja
Pekka Huikko
pekka.huikko(a)flanels.org
Pääsihteeri
Marja Kuurne
marja.kuurne(a)flanels.org
- Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
- Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Alaikäisen jäsenen osalta Flanels ry edellyttää myös mahdollisten kaikkien vanhempien jäsenyyttä Flanels ry:ssä ja siten jäsentietoja.
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Laskuihin liittyvät tiedot
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:lle.
- Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
- Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään yhden kokonaisen toimintakauden yli sen jälkeen, kun jäsen ei ole ollut Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:n toiminnassa mukana. Näin mahdollinen jäsentietohistoria, jota voi hyödyntää esimerkiksi yhden tai puolikkaan taukokauden jälkeen, ei katoa.
Jäsenen erotessa toiminnasta jäsentiedot poistetaan seuraavassa toimintakausien vaiheessa. Mikäli Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:llä on saatavia jäsentä kohtaan, jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin saatavat on saatu perittyä.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
- Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu. Jos kyse on toimihenkilöstä, joka saa palkkaa, säilytetään henkilötietoja työnantajalle määrättyjen velvollisuuksien mukaisesti.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu.
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
Jäsenen erotessa toiminnasta jäsentiedot poistetaan seuraavassa toimintakausien vaiheessa. Mikäli Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:llä on saatavia jäsentä kohtaan, jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin saatavat on saatu perittyä.
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
MyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
MyClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
- Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
- Muuta
MyClub on Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:n ainut käyttämä virallinen jäsentietopalvelu ja toiminnanohjausjärjestelmä.
Voimistelu-, urheilu- ja raittiusseura Flanels ry:llä on muita verkkopalveluita, muun muassa sosiaalisen median palveluissa, jotka eivät ole tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilörekistereitä. Myöskään muut ryhmien tai jäsenten itsenäisesti käyttämät palvelut tai ryhmät eivät muodosta tällaisia Voimistelu-, urheilu- ja raittisseura Flanels ry:n toimintaan liittyviä henkilörekistereitä.
Kilpailutoiminnassa vaaditaan lisenssejä, joihin liittyvistä rekistereistä vastaa Suomen Salibandyliitto ry.